Senin, 20 Desember 2010

Fungsi-fungsi SIA

Case study ini mungkin sudah cukup lama, tetapi saya melihat urgensinya masih cukup sesuai dengan kondisi saat ini, yaitu tentang bagaimana mengimplementasikan sebuah sistem informasi akuntansi/keuangan bagi unit usaha kecil dan menengah.

Case ini terjadi sekitar awal tahun 2008, di Yogyakarta, ada sebuah perusahaan kecil bergerak dalam produksi dan penjualan barang-barang kerajinan perak di Kotagede (tetangga kampung saya sebenarnya). Pemiliknya kebetulan temen ronda dulu, nah suatu saat saya sebenarnya tertarik untuk belajar memulai usaha dari beliaunya yang saya pandang cukup berhasil emnjalankan bisnis tersebut. Singkat cerita, beliau malah menceritakan satu problem yang sedang dihadapinya.

Problem
Perusahaan ini saat ini masih menggunakan sistem keuangan berbasis buku tertulis, memang sudah menggunakan sistem akuntansi dari panduan buku-buku teks. Di perusahaan tersebut ada juga tenaga akuntansi dari SMEA, dan saat ini beliau cukup nyaman juga dengan informasi yang dihasilkan, semacam berapa penerimaan per bulan, keuntungan, siapa saja customer besar, dan seterusnya. Dari sisi pembiayaan (cost) juga sama, beliau bisa tahu apa cost terbesar, pajak, dan lainnya.

Meskipun sudah cukup nyaman, satu yang masih menganjal beliau adalah usahanya mulai berkembang besar dengan ditandai membuka beberapa toko yang sama di satu lokasi dan lokoasi lainnya, bahkan rencana akan buka di mall dan kota lain. Dengan satu pabrik katakanlah dan satu toko sekarang, waktu dan resources lain untuk menghasilkan laporan yang baik dari sisi keuangan ternyata butuh waktu lama, penggunaan komputer sebatas Excel-lah, dan tidak bisa dipungkiri perhitungan atau kalkulasi keuangan sering kalo terjadi kesalahan, jurnal juga kadang salah menyebabkan perbaikan satu data transaksi terpaksa mengubah keseluruhan proses berikutnya, dan seterusnya….
Permintaan Bapak ini simple, saya coba kutip kata-katanya, ” Mas, ada ngak sih cara bagaimana ya pakai excel atau apalah yang bisa membantu pencatatan transaksi tempat saya ini rapi dan ngak salah-salah….”

Problem Solving Process
kemudian, akhirnya saya sepakat dengan Bapak ini saya akan coba bantu, tetapi dengan syarat, kalau berhasil ya pak, saya bilang begitu (biasa basa basi orang jawa).
Saya memulai explorasi dengan mengunjungi toko tersebut, selama 2 hari saya melihat lihat pada waktu waktu sibuk pengunjung (biasanya weekend/minggu, jam-jam pagi siang). hal ini untuk melihat apa sebenarnya proses yang terjadi. Kalau bahasa profesionalnya menganalisa proses bisnisnya dulu.  kemudian exploarsi berlanjut ke proses keuangan dan akuntansinya sendiri. Saya memulai dengan menganalisa report-report output yang dihasilkan. Nah ini memang agak unik, kalau biasanya konsultan akan bekerja dari sumber datanya dulu. Hal ini saya kerjakan untuk melihat sebenarnya core problem di output atau prosesnya. dengan pendekatan output first apporach ini akan menghemat waktu (based on my experiences). Kemudian setelah mendeteksi beberapa kejanggalan seperti, report yang tidak terupdate serta merta, multiple report (duplikasi), cross balance dan referncesnya tidak muncul adalah problem-problem atau indikasi klasik yang sering muncul.
Disisi proses, jelas permasalahan adalah transksi dicatat ketika sudah selesai dan sudah benar-benar final. sehingga meskipun ada transaksi terjadi kemudian misal dibatalkan oleh customer, maka transaksi dianggap tidak pernah ada, padahal ini ada sumber daya keuangan yang sudah keluar masuk juga. garis besarnya memang belum ada pemahanan yang cukup tentang proses akuntansi —> ini problem basic.

Solusi
setelah satu minggu berpikir keras, dan dibantu konsultan ahli akuntansi dan keuangan (yang juga istri saya tercinta, karena sama-sama dulu S1 nya akuntansi) maka saya mengusulkan kepada Bapak itu beberapa solusi. Solusi ini saya sampaikan secara informal pas jadwal ronda minggu depannya hehehe…sambil lihat Live Liga Inggris dan main catur. (sorry ini out of topics).
Solusinya sebagai berikut :
1. Saya melakukan implementasi sistem informasi akuntansi dalam 1 packet yaitu terdiri dari prosedur dan proses akuntansi, dan sistem akuntansi nya sendiri yang saya bundle dalam satu paket aplikasi yang saya buat dengan aplikasi spreeadsheet open source (open Office). Keuntungannya, sistem informasi akuntansinya nanti tidak perlu dijalankan oleh orang yang benar-benar paham akuntansi karena sudah dikerjakan by system.
2. Strategi implementasinya simple, saya buatkan semacam program macro di OO Spreadhseet, yang terdiri atas :
- menu sales: untuk proses transaksi penjualan tunai dan kredit (order) termasuk proses keluar barang
- menu gudang : untuk proses managemen gudang (input barang-barang, etc), termasuk meng-cover proses pembelian barang2 jadi dari pengrajin dan bahan-bahan mentah
- menu akuntansi : untuk proses journal perbaikan, penyesuian, dan journal umum
- menu laporan : untuk menghasilkan laporan-laporan sederhana dan detail baik dari laporan keuangan, laba rugi, pajak , etc
- manu lain-lain : untuk daftar pegawai, etc
3. sistem akuntansi yang saya terapkan dengan 3 journal system, menggunakan sistem journal penjualan, journal pembelian dan journal umum, yang kemudian saya terjemahkan dalm spreedsheat tersebut.
dari hasil implementasi 2 bulan diawal, memang masih banyak problem yang ditemui, dan sistem sederhana ini tentunya masih banyak perbaikan. tetapi dalam waktu 6 bulan ternyata perusahaan itu sudah terbiasa menggunakan dan akhirnya mereka bisa menjadi lebih rapi dari sebelumnya dalam hal pembukuan. kalau dari sisi laba perusahaan memang tidak ada signifikansi dari sisi keuntungan finansial, tetapi yang saya tangkap mereka jadi lebih PD, lebih singkat waktu prosesnya, dan pekerjaan jadi lebih ringan,  dan yang pasti tidak perlu orang bergelar SE.Ak untuk dipekerjakan….
Pelajaran yang saya dapat di case ini adalah perusahaan yang dibutuhkan adalah kemudahan, bukan canggihnya teknologi. dengan pendekatan menyederhanakan proses, dan memberikan ketepatan dan kepuasan report kepada orang-orang yang membutuhkan laporan semacam bos, karayawan sendiri atau orang pajak, etc itu sudah lebih dari cukup. tetapi dengan catatan tentu saja disesuaikan dengan scale and compleksitas perusahaan ya…semoga ini bisa bermanfaat untuk dunia UKM di Indonesia.

sumber : 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar